Сподівайся на краще, готуйся до гіршого: управління ризиками
Ризики в неурядових організаціях
У наш час діяльність будь-якої організації все частіше пов’язана з ризиком, що, в першу чергу, є наслідком зростання нестабільності зовнішнього середовища практично будь-якого характеру. Ризик можна розглядати як недостатню ефективність діяльності організації з точки зору її цілей. Управління ризиками, як наслідок, стає невід’ємною частиною управління будь-якою сучасною організацією. Управління ризиками не є одноразовою дією або комплексом заходів. Це скоріше постійний, продуманий процес, який повинна здійснювати кожна неурядова організація.
Як правило, неурядові організації знаходяться між державними структурами (урядом, владою) та вільною ринковою економікою. У зв’язку з цим, управління в неурядових організаціях, в тому числі і ризик-менеджмент, є досить специфічним і відрізняється від ризик-менеджменту, як його розуміють в державних установах і приватних, комерційних компаніях.
Особливостями НУО, що зумовлюють специфічні для цього сектору ризики, є наступні:
.
Основні категорії ризиків
Коли йдеться про розробку та реалізацію проектів, орієнтованих на громаду, в міських умовах, є кілька ключових сфер, які зазвичай пов’язані з високими ризиками:
Основні категорії ризиків
Людські ресурси
Ризик недостатньої кількості персоналу та волонтерів, чиї компетенції та професійні здібності можуть бути недостатніми для якісного виконання проекту
Ризик недостатньої кількості персоналу та волонтерів
Фінанси
ризик нестачі фінансових коштів для ефективної реалізації проектів, неадекватне витрачання коштів, відсутність документації для підтвердження витрат, нездатність виконати всі вимоги донорів, грантова залежність (відсутність власних коштів означає, що більшість НУО змушені звертатися за зовнішнім фінансуванням, без якого вони не здатні функціонувати стабільно)
.
Інформація
ризик, пов’язаний з комунікацією між персоналом та зацікавленими сторонами, насамперед донорами та прямими бенефіціарами; ризик відсутності достатніх засобів/компетенцій для ефективного планування та реалізації заходів з інформування громадськості про проект
.
Репутація
ризик, пов’язаний з відсутністю засобів/компетенцій для формування публічного іміджу організації, який би свідчив про її надійність та приваблював донорів і бенефіціарів
.
Етика
Ризик стати настільки залежною від зовнішнього фінансування, що організація не зможе обирати для реалізації проекти, які пов’язані з місією, баченням та цінностями організації.
Основні фактори ризику
Крім зовнішніх факторів ризику, які пов’язані з політичним та економічним контекстом, а також непередбачуваними обставинами, існує багато факторів ризику всередині організації, які необхідно ідентифікувати перед тим, як робити будь-які проекти:
.
- Низький рівень організаційної культури та неефективне управління.
Це включає в себе відсутність чітких завдань та розподілу відповідальності, відсутність підзвітності, погану командну співпрацю, відсутність прозорості та неадекватні схеми комунікації.
.
Це включає в себе помилки при розробці бюджету, нереалістичну постановку цілей, відсутність досліджень та оцінки потреб громади, нереалістичні часові рамки проекту.
.
- Нестача компетенцій у персоналу для ефективного виконання проектів
- Недостатня кваліфікація персоналу для ефективного виконання проектів
- Неадекватна підготовка до ризиків, а також нездатність залишатися гнучкими та впроваджувати заходи щодо пом’якшення ризиків під час реалізації проекту
.
.
.
- Неадекватна підготовка до ризиків, а також невміння залишатися гнучким і впроваджувати заходи щодо зниження ризиків під час реалізації проекту
-
- Низький рівень управління змінами
- Низький рівень управління змінами
-
Це включає в себе нездатність залишатися відкритими до нових методологій та рішень, а також надмірну прихильність робити все “по-старому” навіть тоді, коли обставини змінилися.
Управління ризиками як процес
Проект – це низка заходів, що здійснюються для досягнення чітко визначених цілей протягом встановленого періоду часу за допомогою виділеного бюджету. Для того, щоб бути успішним, ефективним та стійким у довгостроковій перспективі, проект повинен мати: чітко визначені цільові групи кінцевих бенефіціарів, чітко визначену систему координації, управління та фінансування, систему моніторингу та оцінки, фінансово-економічне обґрунтування (підтверджене проведеним аналізом), яке свідчить про те, що вигоди від проекту перевищують його витрати. Для реалізації європейських проектів бенефіціари (у тому числі громадські організації) отримують цільові гранти у вигляді авансу або відшкодування, що передбачає різні ризики на кожному етапі реалізації проекту (управління проектом/життєвого циклу проекту).
Перед прийняттям рішення про реалізацію проекту необхідно знайти відповіді на наступні питання:
- який проект реалізувати, щоб досягти цілей громадської організації та не призвести до небезпечного погіршення її фінансового стану?
- якою має бути структура джерел фінансування проекту (власне фінансування та зовнішнє фінансування)?
- який прийнятний термін реалізації проекту?
- який передбачається вплив проекту на навколишнє середовище, культуру та суспільство?
- Чи відповідає проект політиці ЄС та/або національній та місцевій політиці з відповідної тематики?
- чи допоможе реалізація цього проекту досягти цілей Вашої організації?
- чи відповідає він місії, баченню та цінностям Вашої громадської організації?
Після того, як ви відповісте на всі ці питання, вам стане легше обирати проекти з розумом і зосередитися на тих діях, які є реалістичними, стійкими (в тому числі з точки зору фінансування) і відповідають цінностям вашої організації. Здатність і компетентність оцінити, чи варто братися за проект чи ні, значно зменшує ризики, пов’язані з управлінням.
Оцінка ризиків у містобудівних проектах
Перед реалізацією будь-якого проекту вкрай важливо виявити та оцінити ризики, а також розробити заходи щодо їх пом’якшення. Аналіз оцінки ризиків повинен проводитися перед кожною новою ініціативою або при розробці нової проектної ідеї. Однак, для підвищення професійної спроможності ми рекомендуємо проводити загальну оцінку ризиків у вашій організації принаймні раз на рік, щоб переконатися, що ви реагуєте на постійно мінливе середовище, в якому ви працюєте, і що ви готові та оснащені для вирішення нових завдань.
.
Етапи оцінки та управління ризиками:
- Ідентифікація ризиків
Ідентифікація ризиків
Ризики можуть бути ідентифіковані як на рівні всієї організації, так і в рамках окремих проектів. Ідентифікацію можливих ризиків варто проводити в межах сфер управління НУО, а саме: організаційного розвитку та вдосконалення, управління командою, фінансового менеджменту, комунікації та побудови якісних відносин з донорами.
Для виявлення ризиків використовують різні методи. Серед найпоширеніших – мозковий штурм, який популярний у багатьох компаніях, а також метод Дельфі (звернення за порадою до експертів).
.
.
- Аналіз та пріоритезація ризиків
-
При якісному аналізі ви визначаєте величину ймовірності та впливу даного ризику, в той час як при кількісному аналізі ви визначаєте кількісні значення, що піддаються кількісній оцінці. Проводячи обидва ці аналізи, ви маєте можливість створити ієрархію ризиків, провести аналіз “що, якщо” і визначити рівень необхідних резервів. Для того, щоб проводити аналізи ефективно і результативно, необхідні достовірні дані, і ви повинні бути ними забезпечені.
- Планування реструктуризації.
- Планування реакцій та розробка заходів щодо пом’якшення наслідків
.
- Планування реакції та розробка заходів щодо пом’якшення наслідків
-
Коли ви знаєте ризики і те, як вони можуть вплинути на хід робіт, пов’язаних з реалізацією проекту, ви можете знайти рішення. Завдяки їм будь-який ризик буде обмежений, а шанси на успіх будуть більшими. При цьому зазвичай використовують чотири стратегії:
-
- уникнення ризику
.
- уникнення ризику – спроби усунути всі ризики,
- передача ризику – передача наслідків ризику іншому суб’єкту,
- зменшення ризику – зменшення ймовірності або наслідків ризику (найпопулярніша стратегія)
- прийняття ризику – прийняття наслідків, що виникають внаслідок настання ризику.
.
-
- Моніторинг
- Моніторинг та оцінка
.
.
- Моніторинг та оцінка
Заключним етапом є відстеження того, чи дійсно ризики, визначені в планах, мають місце в ході реалізації проекту, та впровадження рішень щодо пом’якшення їх наслідків. Також на цьому етапі виявляються нові ризики і відстежується, чи є актуальними будь-які зроблені проектні припущення або, можливо, потребують модифікації. Це дає можливість контролювати процес і належним чином реагувати на будь-які непередбачувані ситуації.