En iyisini umun, en kötüsüne hazırlanın: risk yönetimi
Sivil toplum kuruluşlarındaki riskler
Günümüzde, herhangi bir kuruluşun faaliyetleri giderek artan bir şekilde riskle ilişkilendirilmektedir; bu da öncelikle hemen hemen her türlü çevrenin artan oynaklığının bir sonucudur. Risk, kuruluşun hedefleri açısından faaliyetlerinin yetersiz etkinliği olarak görülebilir. Sonuç olarak risk yönetimi, herhangi bir modern kuruluşun yönetiminin ayrılmaz bir parçası haline gelmektedir. Riskleri yönetmek tek seferlik bir eylem ya da bir dizi faaliyet değildir. Daha ziyade, her sivil toplum kuruluşunun yürütmesi gereken, devam eden ve ayrıntılı bir süreçtir.
Kural olarak, hükümet dışı kuruluşlar kamu yapıları (hükümet, yetkililer) ile serbest piyasa ekonomisi arasında yer almaktadır. Sonuç olarak, risk yönetimi de dahil olmak üzere STK’lardaki yönetim oldukça spesifiktir ve kamu kurumlarında ve özel, ticari şirketlerde anlaşıldığı şekliyle risk yönetiminden farklıdır
.
STK’ların bu sektöre özgü risk oluşturan özellikleri şunlardır:
- NGO’lar, güvenin ve ortak sivil eylem tasarlama ve uygulama becerisinin temeli olan sosyal sermayeye dayanır
- NGO’lar özerklik ve toplumsal birlikteliğin bir kombinasyonu olarak faaliyet gösterir
- NGO’lar doğaları gereği tabandaki faaliyetlere odaklanırlar ve eylem ve girişimlerinin yararlanıcıları tarafından desteklenirler
- NGO’lar kar amacı gütmez ve daha büyük, ortak bir toplum yararının sağlanmasına yöneliktir
.
.
.
.
Ana risk kategorileri
Kentsel ortamda toplum temelli projelerin tasarlanması ve uygulanması söz konusu olduğunda, tipik olarak yüksek risklerle bağlantılı olan bazı kilit alanlar vardır:
.
[satır]

İnsan kaynakları
Yeterlilikleri ve profesyonel kapasiteleri kaliteli bir proje yürütmek için yeterli olmayabilecek yetersiz sayıda personel ve gönüllüye sahip olma riski

Finans
Projeleri verimli bir şekilde uygulamak için yeterli mali kaynağa sahip olmama riski, yetersiz para harcama yöntemi, harcamaları kanıtlayacak belgelerin eksikliği, bağışçılar tarafından belirlenen tüm gereklilikleri yerine getirememe, hibe bağımlılığı (kendi fonlarının olmaması, çoğu STK’nın sürdürülebilir bir şekilde çalışamayacakları dış fonlara başvurmaları gerektiği anlamına gelir)

Bilgi
personel arasında ve başta bağışçılar ve doğrudan yararlanıcılar olmak üzere paydaşlarla iletişimle ilgili risk; proje tanıtımını etkin bir şekilde planlamak ve uygulamak için yeterli araçlara/yetkinliklere sahip olmama riski

Tekzip
Kuruluşun güvenilirliğini anlatacak ve bağışçıları ve yararlanıcıları çekecek bir kamu imajı oluşturacak araçlara/yeterliliklere sahip olmamakla bağlantılı risk

Etik
Kurumun misyon, vizyon ve değerleriyle bağlantılı projeleri uygulamayı seçemeyecek kadar dış finansmana bağımlı hale gelme riski.
Ana risk faktörleri
Politik ve ekonomik bağlamın yanı sıra öngörülemeyen koşullarla bağlantılı olan dış risk faktörlerinin yanı sıra, herhangi bir proje yapmadan önce belirlemeniz gereken kurum içinde birçok risk faktörü vardır:
.
- Düşük düzeyde kurumsal kültür ve verimsiz yönetim.
Bunlar arasında net görev ve sorumluluk dağılımı eksikliği, hesap verebilirlik eksikliği, zayıf ekip işbirliği, şeffaflık eksikliği ve yetersiz iletişim planları yer almaktadır.
.
- Projenin yetersiz planlanması.
Bu, bütçenin tasarlanmasındaki hataları, gerçekçi olmayan hedef belirlemeyi, araştırma ve toplum ihtiyaç değerlendirmesinin eksikliğini, projenin gerçekçi olmayan zaman çizelgesini içerir
.
- Personel arasında projeleri verimli bir şekilde yürütecek yetkinlik eksikliği
- Risklerle yüzleşmek için yetersiz hazırlık ve proje uygulaması sırasında esnek kalamama ve risklere karşı hafifletici önlemler uygulayamama
- Düşük seviyede değişim yönetimi
Bu, yeni metodolojilere ve çözümlere açık olamamanın yanı sıra koşullar değişmiş olsa bile işleri “eski şekilde” yapmaya çok kararlı olmayı da içerir
. Proje, tahsis edilen bir bütçe yardımıyla belirli bir süre içinde açıkça tanımlanmış hedeflere ulaşmak için üstlenilen bir dizi faaliyettir. Projenin başarılı, verimli ve uzun vadeli bir perspektifte sürdürülebilir olması için: nihai yararlanıcıların açıkça tanımlanmış hedef grupları, açıkça tanımlanmış koordinasyon, yönetim ve finansman, izleme ve değerlendirme sistemi, projenin faydalarının maliyetlerini aştığını gösteren mali ve ekonomik gerekçeler (yapılan analizlerle desteklenen) olmalıdır. Avrupa projelerini uygulamak için, yararlanıcılar (STK’lar dahil), projenin her aşamasında (proje yönetimi/proje yaşam döngüsü) farklı riskler içeren avans veya geri ödeme şeklinde hedeflenen hibeleri alırlar. Bir projeye karar vermeden önce aşağıdaki sorulara cevap bulmak gerekir:
Bir süreç olarak risk yönetimi

- STK’nın hedeflerine ulaşması ve mali durumunun tehlikeli bir şekilde kötüleşmemesi için ne tür bir proje uygulanmalı?
- Projenin finansman kaynaklarının (öz finansman ve dış finansman) yapısı nasıl olmalıdır?
- Kabul edilebilir proje uygulama süresi nedir?
- Projenin çevre, kültür ve toplum üzerinde öngörülen etkisi nedir?
- Proje AB ve/veya ilgili konulardaki ulusal ve yerel politikalara uygun mu?
- Bu projeyi uygulamak kurumsal hedeflerinize ulaşmanıza yardımcı olacak mı?
- STK’nızın misyon, vizyon ve değerlerine uygun mu?
Tüm bu soruları yanıtladıktan sonra, projeleri akıllıca seçmeniz ve gerçekçi, sürdürülebilir (finansman açısından da) ve kurumsal değerlerinize uygun eylemlere odaklanmanız kolaylaşacaktır. Bir projeyi üstlenip üstlenmemeniz gerektiğini değerlendirebilecek durumda ve yetkinlikte olmak, yönetimle ilgili riskleri büyük ölçüde azaltır
. Herhangi bir projeyi uygulamaya koymadan önce, riskleri belirlemek ve değerlendirmek ve bunları ele almak için hafifletici önlemler geliştirmek çok önemlidir. Risk değerlendirme analizi her yeni girişimden önce veya yeni proje fikri geliştirilirken yapılmalıdır. Bununla birlikte, profesyonel kapasiteyi artırmak için, faaliyet gösterdiğiniz sürekli değişen ortama tepki verdiğinizden ve yeni zorluklarla yüzleşmeye hazır ve donanımlı olduğunuzdan emin olmak için kuruluşunuzda yılda en az bir kez genel bir risk değerlendirmesi yapmanızı öneririz. Risk değerlendirmesi ve yönetiminin aşamaları:
Kentsel projelerde risk değerlendirmesi
- Risklerin belirlenmesi
Riskler tüm kuruluş düzeyinde ve ayrıca bireysel projeler içinde tanımlanabilir. Olası risklerin belirlenmesi, STK yönetiminin örgütsel gelişim ve iyileştirme, ekip yönetimi, mali yönetim, iletişim ve bağışçılarla kaliteli ilişkiler kurma gibi alanlarında gerçekleştirilmeye değerdir
.
Riskleri belirlemek için çeşitli yöntemler kullanılır. En yaygın olarak kullanılanlar arasında birçok şirkette popüler olan beyin fırtınası ve Delphi yöntemi (uzmanlardan tavsiye almak)
.
- Risklerin analiz edilmesi ve önceliklendirilmesi
Niteliksel analizde belirli bir riskin olasılığının ve etkisinin büyüklüğünü belirlerken, niceliksel analizde ölçülebilir değerleri belirlersiniz. Bu analizlerin her ikisini de gerçekleştirerek bir risk hiyerarşisi oluşturma, “ya olursa” analizi yapma ve gerekli rezervlerin seviyesini belirleme fırsatına sahip olursunuz. Analizleri etkin ve verimli bir şekilde gerçekleştirebilmek için güvenilir verilere sahip olmanız gerekir.
- Tepkilerin planlanması ve hafifletici önlemlerin geliştirilmesi
Riskleri ve bunların projenin uygulanmasıyla ilgili iş akışını nasıl etkileyebileceğini bildiğinizde, çözümler bulabilirsiniz. Bunlar sayesinde, herhangi bir risk sınırlandırılacak ve başarı şansı daha yüksek olacaktır. Bu durumda, genellikle dört strateji kullanılır:
-
- riskten kaçınma – tüm riskleri ortadan kaldırmaya çalışır,
- risk transferi – bir riskin sonuçlarının başka bir kuruluşa aktarılması,
- risk azaltma – bir riskin olasılığını veya sonuçlarını azaltmak (en popüler strateji)
- risk kabulü – riskin ortaya çıkmasından kaynaklanan sonuçların kabul edilmesi.
- İzleme ve değerlendirme
Son aşama, planlarda belirlenen risklerin proje süresince gerçekleşip gerçekleşmediğinin takip edilmesi ve etkilerinin azaltılması için çözümlerin uygulanmasıdır. Ayrıca bu aşamada yeni riskler belirlenir ve yapılan proje varsayımlarının güncel olup olmadığı veya değiştirilmesi gerekip gerekmediği izlenir. Bu, süreci kontrol etmeyi ve beklenmedik durumlara uygun şekilde yanıt vermeyi mümkün kılar.