Zagrożenia w organizacjach pozarządowych

W dzisiejszych czasach działalność każdej organizacji coraz częściej wiąże się z ryzykiem, które jest przede wszystkim wynikiem rosnącej zmienności otoczenia praktycznie każdego rodzaju. Ryzyko może być postrzegane jako niewystarczająca efektywność działań organizacji z punktu widzenia jej celów. Zarządzanie ryzykiem staje się w konsekwencji integralną częścią zarządzania każdą nowoczesną organizacją. Zarządzanie ryzykiem nie jest jednorazowym działaniem czy zbiorem czynności. Jest to raczej ciągły, wypracowany proces, który każda organizacja pozarządowa powinna realizować.

Z reguły organizacje pozarządowe znajdują się pomiędzy strukturami publicznymi (rządem, władzą) a gospodarką wolnorynkową. W związku z tym zarządzanie w organizacjach pozarządowych, w tym zarządzanie ryzykiem, jest dość specyficzne i różni się od zarządzania ryzykiem w rozumieniu instytucji publicznych i firm prywatnych, komercyjnych.

Charakterystyka organizacji pozarządowych, która sprawia, że ryzyko jest specyficzne dla tego sektora, jest następująca:

 

  • NGO w swojej naturze skupiają się na działaniach oddolnych i są wspierane przez beneficjentów swoich działań i inicjatyw
  • NGO nie są nastawione na zysk a na osiągnięcie większego, wspólnego dobra społeczności
  • NGO są obnażone zaufaniem społecznym, który jest podstawą zaufania oraz zdolności do projektowania i wdrażania wspólnych działań obywatelskich

Główne kategorie ryzyka

Jeśli chodzi o projektowanie i wdrażanie projektów opartych na społeczności lokalnej w środowisku miejskim, istnieje kilka kluczowych obszarów, które zazwyczaj są związane z wysokim ryzykiem:

Zasoby ludzkie

ryzyko posiadania nieodpowiedniej liczby pracowników i wolontariuszy, których kompetencje i możliwości zawodowe mogą być niewystarczające do prowadzenia projektu wysokiej jakości

Finanse

ryzyko braku wystarczających środków finansowych na skuteczną realizację projektów, nieodpowiedni sposób wydawania pieniędzy, brak dokumentacji potwierdzającej wydatki, niemożność spełnienia wszystkich wymogów stawianych przez darczyńców, uzależnienie od dotacji (brak środków własnych powoduje, że większość organizacji pozarządowych musi ubiegać się o finansowanie zewnętrzne, bez którego nie są w stanie funkcjonować w sposób trwały)

Niedostateczne informacje

ryzyko związane z komunikacją pomiędzy personelem oraz z interesariuszami, przede wszystkim darczyńcami i bezpośrednimi beneficjentami; ryzyko nieposiadania wystarczających środków/kompetencji do skutecznego planowania i realizacji działań promocyjnych projektu

Reputacja

ryzyko związane z brakiem środków/kompetencji do budowania publicznego wizerunku organizacji, który komunikowałby wiarygodność i przyciągał darczyńców i beneficjentów

Etyka

ryzyko uzależnienia się od finansowania zewnętrznego do tego stopnia, że organizacja nie jest w stanie wybierać do realizacji projektów, które są związane z misją, wizją i wartościami organizacji.

Główne czynniki ryzyka

Poza zewnętrznymi czynnikami ryzyka, które są związane z kontekstem politycznym i ekonomicznym, a także nieprzewidzianymi okolicznościami, istnieje wiele czynników ryzyka wewnątrz organizacji, które należy zidentyfikować przed realizacją jakichkolwiek projektów:

  • Niski poziom kultury organizacyjnej i nieefektywne zarządzanie.

Obejmuje to brak jasnego podziału zadań i odpowiedzialności,  słabą współpracę w zespole, brak przejrzystości i nieodpowiednie schematy komunikacji.

  • Nieodpowiednie planowanie projektu.

Obejmuje to błędy w projektowaniu budżetu, nierealistyczne wyznaczanie celów, brak badań i oceny potrzeb społeczności, nierealistyczny harmonogram projektu.

  • Brak kompetencji wśród personelu do sprawnego prowadzenia projektów
  • Niewystarczające przygotowanie do zmierzenia się z ryzykiem jak również nieumiejętność zachowania elastyczności i wdrożenia środków łagodzących ryzyko w trakcie realizacji projektu
  • Niski poziom zarządzania zmianą

Obejmuje to niezdolność do pozostania otwartym na nowe metodologie i rozwiązania, jak również zbytnie zaangażowanie w robienie rzeczy “po staremu”, nawet gdy zmieniły się okoliczności.

Zarządzanie ryzykiem jako proces

Projekt to seria działań podejmowanych w celu osiągnięcia jasno określonych celów w ustalonym okresie czasu przy pomocy przydzielonego budżetu. Aby projekt był udany, efektywny i trwały w perspektywie długoterminowej, powinien posiadać: jasno określone grupy docelowe beneficjentów ostatecznych, jasno określoną koordynację, zarządzanie i finansowanie, system monitoringu i ewaluacji, uzasadnienie finansowe i ekonomiczne (poparte przeprowadzonymi analizami) wskazujące, że korzyści z realizacji projektu przewyższają jego koszty. W celu realizacji projektów europejskich beneficjenci (w tym organizacje pozarządowe) otrzymują dotacje celowe w formie zaliczki lub refundacji, co wiąże się z różnym ryzykiem na każdym etapie realizacji projektu (zarządzania projektem/cyklu życia projektu).

Przed podjęciem decyzji o realizacji projektu należy znaleźć odpowiedzi na następujące pytania:

  • jaki projekt zrealizować, aby osiągnąć cele organizacji pozarządowej i nie doprowadzić do niebezpiecznego pogorszenia jej sytuacji finansowej?
  • jaka powinna być struktura źródeł finansowania projektu (finansowanie własne i finansowanie zewnętrzne)?
  • jaki jest dopuszczalny okres realizacji projektu?
  • jaki jest przewidywany wpływ projektu na środowisko, kulturę i społeczeństwo?
  • Czy projekt jest zgodny z unijnymi i/lub krajowymi i lokalnymi politykami dotyczącymi odpowiednich tematów?
  • czy realizacja tego projektu pomoże Państwu w osiągnięciu celów organizacyjnych?
  • czy jest on zgodny z misją, wizją i wartościami Państwa organizacji pozarządowej?

Kiedy już odpowiesz sobie na wszystkie te pytania, łatwiej będzie Ci mądrze wybierać projekty i skupiać się na działaniach, które są realistyczne, trwałe (także pod względem finansowym) i zgodne z wartościami Twojej organizacji. Umiejętność i kompetencja oceny, czy powinieneś podjąć się realizacji projektu, czy nie, znacznie zmniejsza ryzyko związane z zarządzaniem.

Ocena ryzyka w projektach miejskich

Przed realizacją jakiegokolwiek projektu kluczowe znaczenie ma identyfikacja i ocena ryzyka, a także opracowanie środków łagodzących jego skutki. Analiza oceny ryzyka powinna być przeprowadzana przed każdą nową inicjatywą lub podczas opracowywania pomysłu na nowy projekt. Jednak w celu zwiększenia możliwości zawodowych zalecamy przeprowadzanie ogólnej oceny ryzyka w Państwa organizacji przynajmniej raz w roku, aby mieć pewność, że reagują Państwo na stale zmieniające się środowisko, w którym działają oraz że są Państwo gotowi i wyposażeni do podejmowania nowych wyzwań.

Etapy oceny i zarządzania ryzykiem:

  • Identyfikacja ryzyka

Ryzyka mogą być identyfikowane na poziomie całej organizacji, a także w ramach poszczególnych projektów. Identyfikację ewentualnych ryzyk warto przeprowadzić w ramach obszarów zarządzania organizacją pozarządową, czyli rozwoju i doskonalenia organizacyjnego, zarządzania zespołem, zarządzania finansami, komunikacji oraz budowania jakościowych relacji z darczyńcami.

W celu identyfikacji ryzyka stosuje się różne metody. Do tych najczęściej stosowanych należy burza mózgów, która jest popularna w wielu firmach, a także metoda Delphi (zasięganie opinii ekspertów).

  • Analiza i priorytetyzacja ryzyk

W analizie jakościowej określasz wielkość prawdopodobieństwa i wpływu danego ryzyka, natomiast w analizie ilościowej określasz wartości policzalne. Przeprowadzając obie te analizy masz możliwość stworzenia hierarchii ryzyka, przeprowadzenia analizy “co by było gdyby” oraz określenia poziomu niezbędnych rezerw. Aby skutecznie i sprawnie przeprowadzić analizy, niezbędne są rzetelne dane, w które powinieneś się wyposażyć.

  • Planowanie reakcji i opracowanie środków łagodzących

Kiedy znasz ryzyka i wiesz, jak mogą one wpłynąć na przebieg prac związanych z realizacją projektu, możesz znaleźć rozwiązania. Dzięki nim wszelkie ryzyko zostanie ograniczone, a szanse na sukces będą większe. W tym przypadku najczęściej stosuje się cztery strategie:

    • unikanie ryzyka – próby wyeliminowania wszystkich zagrożeń,
    • transfer ryzyka – przeniesienie konsekwencji ryzyka na inny podmiot,
    • łagodzenie ryzyka – zmniejszenie prawdopodobieństwa lub konsekwencji wystąpienia ryzyka (najpopularniejsza strategia)
    • akceptacja ryzyka – zaakceptowanie konsekwencji, wynikających z wystąpienia ryzyka.
  • Monitorowanie i ocena

Ostatni etap to śledzenie, czy zidentyfikowane w planach ryzyka rzeczywiście wystąpią w trakcie realizacji projektu, oraz wdrażanie rozwiązań łagodzących ich skutki. Również na tym etapie identyfikowane są nowe ryzyka oraz monitorowane jest, czy wszelkie przyjęte założenia projektowe są aktualne, czy może wymagają modyfikacji. Dzięki temu możliwe jest kontrolowanie procesu i odpowiednie reagowanie na wszelkie niespodziewane sytuacje.